مصوبه درباره ساماندهی فضاهای اداری دستگاههای اجرایی کشور
(منسوخ ۱۳۹۷/۰۲/۱۵) شورای عالی اداری در یکصد و چهل و نهمین جلسه مورخ ۱۳۹۰/۲/۵ بنا به پیشنهاد معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور، در اجرای بند (۱۴) ماده (۱۱۵) قانون مدیریت خدمات کشوری و به منظور بهره‌برداری مطلوب از ساختمان‌های اداری، تخصیص مناسب فضای اداری و کاهش هزینه‌های ناشی از تامین، بهره‌برداری و نگهداری ساختمان‌های دولتی تصویب نمود: ماده۱ (منسوخ ۱۳۹۷/۰۲/۱۵)
- از تاریخ ابلاغ این مصوبه، فضاهای اداری و رفاهی مورد نیاز دستگاههای اجرایی بر اساس ضوابط و استانداردهای بکارگیری فضاها، تجهیزات و ملزومات اداری، موضوع ماده (۳۹) قانون مدیریت خدمات کشوری تعیین می‌شود. تبصره
- ساختمان‌هایی که دارای کاربری آموزشی و درمانی می‌باشند و در حال حاضر به همین منظور مورد بهره‌برداری قرار دارند، فضای اداری محسوب نشده و مشمول این مصوبه نمی‌باشند. ماده ۲ (منسوخ ۱۳۹۷/۰۲/۱۵)
- به منظور تسریع در تصمیم‌گیری و اجرای این مصوبه، کارگروه ساماندهی فضاها و ساختمان‌های اداری با ترکیب اعضا و وظایف و اختیارات زیر تشکیل می‌شود: الف)(منسوخ ۱۳۹۴/۱۲/۰۱) ترکیب اعضاء: رئیس سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور: رئیس کارگروه
- معاون اجرایی رئیس جمهور
- وزیر امور اقتصادی و دارایی
- وزیر راه و شهرسازی
- وزیر کشور
- معاون توسعه مدیریت و سرمایه انسانی سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور: دبیر کارگروه
- بالاترین مقام اجرایی دستگاه ذیربط ب) وظایف و اختیارات: ۱- بررسی و تایید پیشنهاد دستگاههای اجرایی در خصوص نیاز به فضاهای اختصاصی و فضاهای با کاربری خاص ۲- تایید ساختمان‌ها و فضاهای اداری مازاد و کمبود دستگاههای اجرایی ۳- تایید دستگاه بهره بردار از ساختمان‌ها و فضاهای اداری مازاد دستگاههای اجرایی ۴- جمع‌آوری اطلاعات و تهیه گزارش‌های تحلیلی و مدیریتی برای ارائه به مراجع ذی ربط ۵ - تشکیل گروههای کارشناسی برای انجام بازدیدهای میدانی و تهیه گزارش‌های لازم از وضعیت فضاهای اداری دستگاههای اجرایی تبصره۱
- دبیرخانه کارگروه مذکور در معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور مستقر می‌باشد. تبصره۲
- بررسی و اتخاذ تصمیم در خصوص ساختمان‌ها و فضاهای اداری مستقر در استان تهران، در سطح ستاد و ادارات کل استان بر عهده کارگروه مذکور می‌باشد. تبصره ۳ (منسوخ ۱۳۹۴/۱۲/۰۱)
- کارگروه ساماندهی فضاها و ساختان‌های اداری در هر استان با مسئولیت استاندار و عضویت دستگاههای ذی ربط با شرح وظایف فوق تشکیل می‌گردد. دبیرخانه کار گروه مذکور در سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی استان مستقر می‌باشد. ماده ۳ (منسوخ ۱۳۹۴/۱۲/۰۱):
الف) وزارت امور اقتصادی و دارایی مکلف است طی مدت ۶ ماه از تاریخ ابلاغ این مصوبه نسبت به ورود و تکمیل اطلاعات سامانه «املاک دستگاههای اجرایی» (مصوب هفتمین جلسه کمیسیون توسعه دولت الکترونیک)، به منظور ثبت اراضی، املاک، ساختمان‌ها، زمین و فضاهای اداری در اختیار یا در تصرف دستگاههای اجرایی، با امکان دسترسی برخط برای اخذ گزارش‌های لازم توسط سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور، اقدام نماید. ب) کلیه دستگاههای اجرایی مشمول ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری مکلفند طی مدت ۶ ماه از تاریخ ابلاغ این مصوبه اطلاعات مربوط به کلیه املاک؛ اعم از دارای سند یا فاقد سند مالکیت، اجاری، وقفی، ملکی، و... را در سامانه مذکور ثبت نمایند. ج) ذیحسابان و مدیران امور مالی دستگاه‌ها موظفند پس از گذشت ۶ ماه از تاریخ ابلاغ این مصوبه، پرداخت هرگونه هزینه‌های ذیربط نظیر: آب، برق، گاز، تلفن و تعمیرات جاری و تجهیز آنها برای املاک و فضاهای اداری در اختیار دستگاه‌ها را منوط به اخذ کد رهگیری از سامانه مذکور نمایند. ماده۴ (منسوخ ۱۳۹۷/۰۲/۱۵)
- دستگاههای اجرایی در صورت نیاز به احداث، خرید یا اجاره ساختمان، لازم است گزارش آن را به همراه دلایل توجیهی به کارگروه ساماندهی فضاها و ساختمان‌های اداری ارائه نموده و مجوز لازم را اخذ نمایند. تبصره (منسوخ ۱۳۹۴/۱۲/۰۱)
- سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و استانداری‌ها موظفند در تدوین و تخصیص بودجه برای احداث، خرید یا اجاره ساختمان توسط دستگاههای اجرایی، مجوز کارگروه ساماندهی فضاها و ساختمان‌های اداری را از دستگاه اجرایی مطالبه نمایند. ماده ۵ (منسوخ ۱۳۹۴/۱۲/۰۱)
- با توجه به فناوری‌های نوین و بکارگیری رویکردهای جدید نظیر اجرای قانون هدفمندی یارانه‌ها، دورکاری و... دستگاههای اجرایی موظفند فضای مشترک به همراه تجهیزات مناسب برای کارکنان دورکار را پیش‌بینی نماید. ماده ۶ (منسوخ ۱۳۹۴/۱۲/۰۱)
- سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور موظف است با هماهنگی وزارت راه و شهرسازی، ظرف مدت (۶) ماه نسبت به بازنگری مفاد نشریه فنی ۱۷۸ (ضوابط طراحی ساختمان‌های اداری) و تطبیق آن با مفاد این مصوبه اقدام نماید. ماده ۷ (منسوخ ۱۳۹۰/۱۰/۰۵)
- وجوه ناشی از فروش ساختمان‌های موضوع این مصوبه، مطابق قوانین و مقررات مربوط منجمله احکام پیش‌بینی شده در قوانین بودجه سنواتی، هزینه خواهد شد. ماده ۸ (منسوخ ۱۳۹۰/۱۰/۰۵)
- در اجرای ماده ۵۶ قانون برنامه پنجم توسعه کشور، تمامی فعالیت‌های مربوط به برنامه‌ریزی، مطالعه، طراحی و اجرای ساختمان‌های دولتی، با رعایت مستثنیات ماده ۵۶ مذکور، در سازمان مجری ساختمان‌ها، تاسیسات دولتی و عمومی متمرکز می‌شود. تبصره (منسوخ ۱۳۹۰/۱۰/۰۵)
- دستگاههای مشمول ماده (۵۶) قانون برنامه پنجم توسعه از مفاد این بند مستثنی می‌باشند. ماده ۹ (منسوخ ۱۳۹۷/۰۲/۱۵)
- وزراء، روسای سازمان‌های مستقل و استانداران مسئول حسن اجرای این مصوبه بوده و دبیرخانه شورای عالی اداری گزارش مستمر نحوه اجرای آن را به شورا ارایه می‌نماید. تبصره (منسوخ ۱۳۹۰/۱۰/۰۵)
- برای استاندارانی که در انجام این ضوابط اقدام موثر نمایند، از محل ۵% موضوع ماده (۳۸) قانون بودجه سال ۱۳۹۰ پاداش عملکرد داده خواهد شد تا صرف رفاهیات کارکنان استان و دستگاه واگذارنده نمایند. رئیس جمهور و رئیس شورای عالی اداری - محمود احمدی نژاد پیوست مصوبه شورای عالی اداری «استاندارد تامین و بکارگیری ساختمان‌های دولتی» ۱
- مفاهیم و تعاریف: ۱ -۱ - فضاهای اصلی اداری: منظور فضاهایی هستند که کار اصلی اداری مستقیماً در آنها انجام می‌شود. از قبیل اتاق‌های مدیریت، کارشناسی (یک یا چند نفره)، فضای انجام امور دفتری، بایگانی‌های جاری (در ارتباط مستقیم با کار اداری)، و... ۱
- ۲- فضاهای وابسته: منظور فضاهایی هستند که برای تسهیل و خدمات رسانی انجام کار پیش‌بینی شده و در کنار فضاهای اصلی شکل می‌گیرند. از قبیل سالن اجتماعات، کتابخانه، کلاس‌های آموزشی، اتاق جلسات. ۱ -۳ - فضاهای پشتیبانی: منظور فضاهایی هستند که برای تامین رفاه کارکنان و برای پشتیبانی فعالیت‌ها و خدمات اداری در ساختمان پیش‌بینی شده است. از قبیل اتاق سرور، نمازخانه، چاپ و تکثیر، آبدارخانه، تاسیسات و انبار ملزومات، سرویس‌های بهداشتی. ۱
- ۴- فضای مورد نیاز برای ارباب رجوع: منظور فضاهایی هستند که برای تکریم ارباب رجوع جهت دریافت خدمات مورد نظر مشخص می‌گردد. ۱
- ۵ - فضاهای گردش: منظور فضاهایی هستند که برای ارتباط دادن بین فضاهای اصلی، وابسته و پشتیبانی پیش‌بینی می‌شوند. از قبیل راهروها، راه پله‌ها. ۱ -۶ - فضاهای اختصاصی: منظور فضاهایی هستند که بر حسب وظایف و ماموریت‌های دستگاه اجرایی، اختصاصاً ایجاد می‌گردد. از قبیل آزمایشگاه در سازمان استاندارد و تحقیقات صنعتی، خزانه در بانک‌ها، موزه‌های سازمان میراث فرهنگی. ۱ -۷ - زیربنای خالص: عبارتست از مجموع فضاهای اصلی اداری، وابسته، رفاهی و پشتیبانی و ارباب رجوع. ۱
- ۸ - تجهیزات اداری: مجموعه وسایل و ملزوماتی است که کارکنان دستگاههای اجرایی متناسب با پست سازمانی، نیازهای شغلی و فضای اداری موجود، برای انجام وظایف و ماموریت هایشان در راستای تحقق اهداف سازمانی نیاز دارند. بند ۲
- نسبت قابل قبول سطح زیربنای هر یک از فضاهای اصلی اداری، وابسته، پشتیبانی و ارباب رجوع به مجموع آنها (زیربنای خالص) این استاندارد به شرح ذیل می‌باشد: فضاهای اصلی اداری ۶۰% < سطح زیربنای فضاهای اصلی سطح زیر بنای خالص فضاهای وابسته اداری ۲۰% > سطح زیربنای فضاهای وابسته سطح زیر بنای خالص فضاهای پشتیبانی و ارباب رجوع ۲۰% > سطح زیربنای فضاهای رفاهی پشتیبانی و ارباب رجوع سطح زیر بنای خالص ۲ -۱ - رعایت نسبتهای فوق در بهره‌برداری، خرید و اجاره ساختمان‌های دولتی الزامی است. ۲ -۲ - فضاهای اختصاصی مورد نیاز دستگاه اجرایی، بر اساس ماموریت و وظایف قانونی، و با رعایت مفاد ماده (۷) مصوبه... مورخ.... شورای عالی اداری تعیین می‌شود. ۲ [۳]
- فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران سیاسی و مشاغل همتراز (وزراء معاونین وزراء استانداران و مشاغل همتراز) بر اساس جدول شماره (۱)، فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران حرفه ای، کارشناسان و کارمندان در سطح ستادی و استانی بر اساس جدول شماره (۲) و فضای اصلی مورد نیاز مدیران حرفه ای، کارشناسان و کارمندان در سطح شهرستان بر اساس جدول شماره (۳) تعیین می‌شود. جدول شماره (۱): فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران سیاسی و مشاغل همتراز فضای اصلی اداری مورد نیاز وزیر (شامل اتاق کار و فضای جلسات اختصاصی) ۷۰ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز استاندار (شامل اتاق کار و فضای جلسات اختصاصی) ۷۰ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز معاون وزیر و مشاغل همتراز ۳۰ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز مشاوران وزرا ۱۵ مترمربع جدول شماره (۲) فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران حرفه ای، کارشناسان و کارمندان در سطح ستادی و استانی فضای اصلی اداری مورد نیاز مشاوران وزرا ۱۵ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران کل و مشاغل همتراز ۲۵ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز مشاوران معاونین وزرا و استانداران ۱۵ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز معاونین مدیرکل و مشاغل همتراز ۱۵ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز رئیس گروه مشاغل همتراز ۱۰ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز کارمندان (شاغلین پستهای کارشناسی و سایر پستهای سازمانی) ۶ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز رئیس دفتر و فضای ارباب رجوع ۱۵ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز مسئول دفتر و فضای ارباب رجوع ۱۲ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز متصدی امور دفتری و فضای ارباب رجوع ۱۰ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز ماشین نویس ۶ مترمربع جدول شماره (۳): فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران حرفه ای، کارشناسان و کارمندان در سطح شهرستان فضای اصلی اداری مورد نیاز فرمانداران (شامل اتاق کار و فضای جلسات) ۶۰ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز بخشدار (شامل اتاق کار و فضای جلسات) ۴۰ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران و روسای ادارات (شامل اتاق کار و فضای جلسات) ۳۰ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز کارمندان (شاغلین پستهای کارشناسی و سایر پستهای سازمانی) ۶ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز مسئول دفتر و فضای ارباب رجوع ۱۲ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز متصدی امور دفتری و فضای ارباب رجوع ۸ مترمربع فضای اصلی اداری مورد نیاز ماشین نویس ۶ مترمربع