دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در مکاتبات دستگاه‌های اجرایی

در اجرای بند ۵ بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵/۱۲/۱۳۹۶ این سازمان با موضوع "دستورالعمل مکاتبات اداری در سامانه رصد و پیگیری الکترونیکی و برخط مکاتبات دستگاه‌های اجرایی"، دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در کلیه مکاتبات دستگاه‌های اجرایی برای اجراء ابلاغ می‌گردد: ماده ۱

اهداف: • ارتقای شفافیت اداری؛ • استنادپذیری الکترونیکی مکاتبات و اسناد؛ • ایجاد شناسه یکتا و قابل پیگیری برای کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه‌های اجرایی؛ • افزایش سرعت و سهولت در ثبت مکانیزه مکاتبات و اسناد و ایجاد وحدت رویه در ورود اطلاعات و کاهش خطای انسانی. ماده ۲
تعاریف: • شمس: شناسه ملی سندی است که بر اساس ترکیب چندین قلم از اقلام اطلاعاتی سند، تولید و هویت یکتایی برای آن ایجاد می‌نماید. • بارکد دوبعدی (QR code): حاوی داده‌(های) نهفته است که می‌توان آن را با اسکنرهای مربوط یا دوربین تلفن همراه بازخوانی نمود. • پروتکل ECE) Electronic Correspondence Exchange): پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات جهت تبادل اطلاعات میان سامانه‌های نرم افزاری، بالاخص سامانه‌های مکاتبات اداری است. ماده ۳
تکالیف: ۱
دستگاه‌های اجرایی مکلفند نسبت به درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد خود از طریق تجهیز کلیه سامانه‌هایی که منجر به تولید مکاتبات و اسناد می‌شود، به نحوی اقدام نمایند که قابلیت درج این شناسه طبق الگوی پیوست (۶ قلم اطلاعاتی اول جدول شماره ۱ پیوست) حداکثر ظرف مدت ۶ ماه و تکمیل شناسه با قلم اطلاعاتی هفتم، حداکثر ظرف مدت یک سال از ابلاغ این بخشنامه فراهم شود. تبصره
دستگاه‌های اجرایی جهت تامین هزینه و تعهدات مالی مربوطه، لازم است نسبت به لحاظ نمودن موضوع این مصوبه در اعتبارات سالانه سامانه‌های ذیربط و قراردادهای پشتیبانی این سامانه‌ها اقدام نمایند. ۲
در اجرای مصوبه مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی به شماره ۱۲۴۶۹۷/ ۱ مورخ ۲۸/ ۰۷/ ۱۳۹۹ شورای اجرایی فناوری اطلاعات، دستگاه‌های اجرایی مکلفند به منظور ارسال مکاتبات، اسناد و مدارک به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران جهت آرشیو، امکانات لازم برای درج ۴ قلم اطلاعاتی از شمس شامل "شماره نامه، شناسه حوزه صدور، تاریخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه حقوقی دستگاه" از جدول شماره ۱ پیوست را در سند موردنظر فراهم نمایند. تبصره
به منظور آرشیو ملی مکاتبات و اسناد، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مسئول هماهنگی و نظارت بر دستگاه‌های اجرایی در تجهیز سامانه‌های ذیربط به شمس، مطابق با موضوع این ماده بوده و موظف است گزارش‌های دوره ای اجرای آن را در بازه‌های زمانی ۶ ماهه به دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید. ۳
دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری، مسئولیت راهبری دستگاه‌های اجرایی در تجهیز سامانه‌های مکاتبات اداری به شمس و موارد مندرج در بخشنامه ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵/ ۱۲/ ۱۳۹۶ را بر عهده داشته و مکلف است تمهیدات لازم جهت ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در شرکت‌های دارنده سامانه‌های مکاتبات اداری جهت درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه‌های اجرایی را فراهم سازد. تبصره ۱
دستگاه‌های اجرایی مکلفند پس از درج ۶ قلم اطلاعاتی اول در بارکد دوبعدی شمس (موضوع بند اول ماده ۳ این بخشنامه)، نتیجه را جهت بررسی و دریافت تاییدیه، به دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری اعلام نمایند. تبصره ۲
دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری موظف است گزارش‌های دوره ای مبنی بر اجرای مفاد این دستورالعمل در دستگاه‌های اجرایی را در بازه‌های زمانی ۶ ماهه به دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید. ماده ۴
این بخشنامه برای تمامی دستگاه‌های اجرایی لازم الاجراست و حسن اجرای آن در ارزیابی سالانه دستگاه‌های اجرایی لحاظ می‌گردد. ماده ۵
بالاترین مقام دستگاه اجرایی، مسئول اجرای این بخشنامه بوده و واحدهای فناوری اطلاعات و مسئولان سامانه‌های موردنظر دستگاه‌های اجرایی موظفند تمهیدات لازم به منظور اجرای موثر و دقیق آن را طبق زمان بندی اعلام شده فراهم سازند. جمشید انصاری پیوست: اقلام اطلاعاتی شناسنامه ملی سند (شمس) اقلام اطلاعاتی که می‌بایست در شناسنامه ملی سند درج شوند، شامل موارد زیر است: ۱- شماره نامه که توسط سازمان ایجادکننده، تولید و عموما در سربرگ نامه چاپ می‌شود. این شماره حداکثر ۲۰ کاراکتر خواهد بود. ۲- تاریخ و ساعت ثبت و صدور که بر اساس استاندارد ISO8601 در قالب روز، ماه، سال و ساعت می‌باشد. این قلم اطلاعاتی، دقیقا ۱۹ کاراکتر است و بر اساس تاریخ شمسی به صورت زیر در نظر گرفته می‌شود: [YYYY]-[MM]-[DD]T[hh]:[mm]:[ss] مثال 15:02:17T28-06-1399 ۳- شناسه یکتای عمومی (GUID) که در قالب معرفی شده در اسناد ECE و شامل ۳۶ کاراکتر بوده و توسط سامانه‌های مکاتبات اداری تولید می‌شود. ۴- کد ملی امضاکننده نامه/سند که شامل حداکثر ۲۰ کاراکتر بوده و چنانچه نامه دارای دو امضاکننده باشد ۱۰ رقم اول، کد ملی امضاکننده اول و ۱۰ رقم بعدی، کد ملی امضاکننده دوم خواهد بود. ۵- نشانی پست الکترونیک سازمان ایجادکننده نامه/سند که حداکثر ۲۹ کاراکتر است. این نشانی همان نشانی پست الکترونیک تعریف شده برای دستگاه در شبکه دولت است. ۶- شناسنامه حقوقی دستگاه اجرایی ایجادکننده مکاتبه/سند که یک کد ۱۱ رقمی است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (اداره کل ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری) به هر سازمانی اختصاص داده است ۷- شناسه حوزه صدور شامل دو عنصر اعم از شناسه یکتای واحد سازمانی (شناسه ای منحصر به فرد که به هر واحد سازمانی در ساختار تشکیلاتی اختصاص داده می‌شود) و شناسه یکتای پست سازمانی (شناسه ای منحصر به فرد که به هر پست سازمانی اختصاص داده می‌شود) است که توسط سازمان اداری و استخدامی کشور تخصیص می‌یابد. جدول ۱- اقلام اطلاعاتی مندرج در شناسه شمس کد شناسایی قلم داده نام قلم داده تعداد کاراکتر ۱ شماره نامه ۲۰ ۲ تاریخ و ساعت ثبت و صدور ۱۹ ۳ شناسه یکتایی (GUID) ۳۶ ۴ کد ملی امضاکننده ۲۰ ۵ نشانی پست الکترونیک شبکه دولت دستگاه اجرایی ایجادکننده نامه/سند ۳۰ ۶ شناسه حقوقی دستگاه اجرایی ایجادکننده نامه/سند ۱۱ ۷ شناسه حوزه صدور (شامل شناسه یکتای واحد سازمانی و شناسه یکتای پست سازمانی) ۱۶ • روش تشکیل بارکد دوبعدی (QR code) در شناسه شمس برای ایجاد این بارکد از قالب زیر استفاده خواهد شد: شناسه حوزه صدور (۷) کد ملی امضاکننده (۶) شناسه حقوقی (۵) پست الکترونیک (۴) شناسه یکتایی (۳) تاریخ و ساعت ثبت و صدور (۲) شماره نامه (۱)

اهداف: • ارتقای شفافیت اداری؛ • استنادپذیری الکترونیکی مکاتبات و اسناد؛ • ایجاد شناسه یکتا و قابل پیگیری برای کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه‌های اجرایی؛ • افزایش سرعت و سهولت در ثبت مکانیزه مکاتبات و اسناد و ایجاد وحدت رویه در ورود اطلاعات و کاهش خطای انسانی. ماده ۲
تعاریف: • شمس: شناسه ملی سندی است که بر اساس ترکیب چندین قلم از اقلام اطلاعاتی سند، تولید و هویت یکتایی برای آن ایجاد می‌نماید. • بارکد دوبعدی (QR code): حاوی داده‌(های) نهفته است که می‌توان آن را با اسکنرهای مربوط یا دوربین تلفن همراه بازخوانی نمود. • پروتکل ECE) Electronic Correspondence Exchange): پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات جهت تبادل اطلاعات میان سامانه‌های نرم افزاری، بالاخص سامانه‌های مکاتبات اداری است. ماده ۳
تکالیف: ۱
دستگاه‌های اجرایی مکلفند نسبت به درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد خود از طریق تجهیز کلیه سامانه‌هایی که منجر به تولید مکاتبات و اسناد می‌شود، به نحوی اقدام نمایند که قابلیت درج این شناسه طبق الگوی پیوست (۶ قلم اطلاعاتی اول جدول شماره ۱ پیوست) حداکثر ظرف مدت ۶ ماه و تکمیل شناسه با قلم اطلاعاتی هفتم، حداکثر ظرف مدت یک سال از ابلاغ این بخشنامه فراهم شود. تبصره
دستگاه‌های اجرایی جهت تامین هزینه و تعهدات مالی مربوطه، لازم است نسبت به لحاظ نمودن موضوع این مصوبه در اعتبارات سالانه سامانه‌های ذیربط و قراردادهای پشتیبانی این سامانه‌ها اقدام نمایند. ۲
در اجرای مصوبه مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی به شماره ۱۲۴۶۹۷/ ۱ مورخ ۲۸/ ۰۷/ ۱۳۹۹ شورای اجرایی فناوری اطلاعات، دستگاه‌های اجرایی مکلفند به منظور ارسال مکاتبات، اسناد و مدارک به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران جهت آرشیو، امکانات لازم برای درج ۴ قلم اطلاعاتی از شمس شامل "شماره نامه، شناسه حوزه صدور، تاریخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه حقوقی دستگاه" از جدول شماره ۱ پیوست را در سند موردنظر فراهم نمایند. تبصره
به منظور آرشیو ملی مکاتبات و اسناد، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مسئول هماهنگی و نظارت بر دستگاه‌های اجرایی در تجهیز سامانه‌های ذیربط به شمس، مطابق با موضوع این ماده بوده و موظف است گزارش‌های دوره ای اجرای آن را در بازه‌های زمانی ۶ ماهه به دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید. ۳
دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری، مسئولیت راهبری دستگاه‌های اجرایی در تجهیز سامانه‌های مکاتبات اداری به شمس و موارد مندرج در بخشنامه ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵/ ۱۲/ ۱۳۹۶ را بر عهده داشته و مکلف است تمهیدات لازم جهت ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در شرکت‌های دارنده سامانه‌های مکاتبات اداری جهت درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه‌های اجرایی را فراهم سازد. تبصره ۱
دستگاه‌های اجرایی مکلفند پس از درج ۶ قلم اطلاعاتی اول در بارکد دوبعدی شمس (موضوع بند اول ماده ۳ این بخشنامه)، نتیجه را جهت بررسی و دریافت تاییدیه، به دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری اعلام نمایند. تبصره ۲
دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری موظف است گزارش‌های دوره ای مبنی بر اجرای مفاد این دستورالعمل در دستگاه‌های اجرایی را در بازه‌های زمانی ۶ ماهه به دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید. ماده ۴
این بخشنامه برای تمامی دستگاه‌های اجرایی لازم الاجراست و حسن اجرای آن در ارزیابی سالانه دستگاه‌های اجرایی لحاظ می‌گردد. ماده ۵
بالاترین مقام دستگاه اجرایی، مسئول اجرای این بخشنامه بوده و واحدهای فناوری اطلاعات و مسئولان سامانه‌های موردنظر دستگاه‌های اجرایی موظفند تمهیدات لازم به منظور اجرای موثر و دقیق آن را طبق زمان بندی اعلام شده فراهم سازند. جمشید انصاری پیوست: اقلام اطلاعاتی شناسنامه ملی سند (شمس) اقلام اطلاعاتی که می‌بایست در شناسنامه ملی سند درج شوند، شامل موارد زیر است: ۱- شماره نامه که توسط سازمان ایجادکننده، تولید و عموما در سربرگ نامه چاپ می‌شود. این شماره حداکثر ۲۰ کاراکتر خواهد بود. ۲- تاریخ و ساعت ثبت و صدور که بر اساس استاندارد ISO8601 در قالب روز، ماه، سال و ساعت می‌باشد. این قلم اطلاعاتی، دقیقا ۱۹ کاراکتر است و بر اساس تاریخ شمسی به صورت زیر در نظر گرفته می‌شود: [YYYY]-[MM]-[DD]T[hh]:[mm]:[ss] مثال 15:02:17T28-06-1399 ۳- شناسه یکتای عمومی (GUID) که در قالب معرفی شده در اسناد ECE و شامل ۳۶ کاراکتر بوده و توسط سامانه‌های مکاتبات اداری تولید می‌شود. ۴- کد ملی امضاکننده نامه/سند که شامل حداکثر ۲۰ کاراکتر بوده و چنانچه نامه دارای دو امضاکننده باشد ۱۰ رقم اول، کد ملی امضاکننده اول و ۱۰ رقم بعدی، کد ملی امضاکننده دوم خواهد بود. ۵- نشانی پست الکترونیک سازمان ایجادکننده نامه/سند که حداکثر ۲۹ کاراکتر است. این نشانی همان نشانی پست الکترونیک تعریف شده برای دستگاه در شبکه دولت است. ۶- شناسنامه حقوقی دستگاه اجرایی ایجادکننده مکاتبه/سند که یک کد ۱۱ رقمی است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (اداره کل ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری) به هر سازمانی اختصاص داده است ۷- شناسه حوزه صدور شامل دو عنصر اعم از شناسه یکتای واحد سازمانی (شناسه ای منحصر به فرد که به هر واحد سازمانی در ساختار تشکیلاتی اختصاص داده می‌شود) و شناسه یکتای پست سازمانی (شناسه ای منحصر به فرد که به هر پست سازمانی اختصاص داده می‌شود) است که توسط سازمان اداری و استخدامی کشور تخصیص می‌یابد. جدول ۱- اقلام اطلاعاتی مندرج در شناسه شمس کد شناسایی قلم داده نام قلم داده تعداد کاراکتر ۱ شماره نامه ۲۰ ۲ تاریخ و ساعت ثبت و صدور ۱۹ ۳ شناسه یکتایی (GUID) ۳۶ ۴ کد ملی امضاکننده ۲۰ ۵ نشانی پست الکترونیک شبکه دولت دستگاه اجرایی ایجادکننده نامه/سند ۳۰ ۶ شناسه حقوقی دستگاه اجرایی ایجادکننده نامه/سند ۱۱ ۷ شناسه حوزه صدور (شامل شناسه یکتای واحد سازمانی و شناسه یکتای پست سازمانی) ۱۶ • روش تشکیل بارکد دوبعدی (QR code) در شناسه شمس برای ایجاد این بارکد از قالب زیر استفاده خواهد شد: شناسه حوزه صدور (۷) کد ملی امضاکننده (۶) شناسه حقوقی (۵) پست الکترونیک (۴) شناسه یکتایی (۳) تاریخ و ساعت ثبت و صدور (۲) شماره نامه (۱)