دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده های قضایی
در اجرای بند ۲۶ سیاست‌های کلی برنامه پنج ساله هفتم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران ابلاغی مقام معظم رهبری، ماده ۳۷ سند امنیت قضایی مصوب سال ۱۳۹۹ و در راستای اجرای سند تحول قضایی به منظور تحقق نظام جامع دادرسی الکترونیکی، «دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده‌های قضائی» به شرح مواد آتی است. ماده ۱
- تعاریف و اختصارات: الف
- مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه؛ ب
- مراجع قضائی: واحدهای قضایی دادگستری کل استان و شعب حوزه‌های قضائی، شوراهای حل اختلاف، دیوان عالی کشور، دیوان عدالت اداری، سازمان قضایی نیروهای مسلح و سایر مراجعی که به امور قضایی اشتغال دارند؛ پ
- اشخاص و مرتبطین پرونده: طرفین دعوا یا شکایت، وکلا یا نمایندگان قانونی یا قائم مقام آنها و سایر اشخاصی که در فرایندهای قضایی مداخله دارند از قبیل کارشناس، شاهد و مطلع، کفیل، وثیقه گذار؛ ت
- اوراق پرونده: کلیه اسناد تنظیم شده توسط مراجع قضائی، مکاتبات و پیوست‌های آن، که از طرف اشخاص و مرتبطین پرونده یا سایرین ارائه شده است؛ ث
- پرونده الکترونیکی: مجموعه اسناد قضایی و اطلاعات مربوط به موضوع مطروحه نزد مرجع قضایی که با وسایل الکترونیکی، نوری و یا فناوریهای نوین با رعایت سازکارهای امنیتی، در سامانه‌های قضایی تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش میشود؛ ج
- رقومی سازی: فرآیند تبدیل اوراق پرونده و اطلاعات کاغذی به معادل نسخه الکترونیکی آن؛ چ
- خدمات قضائی: کلیه خدماتی که در رابطه با پرونده‌های مطروحه در قوه قضائیه به اشخاص و مرتبطین پرونده ارائه میشود؛ ح
- دفاتر خدمات: دفاتر خدمات الکترونیک قضائی؛ خ
- درگاه استعلامات: درگاه الکترونیکی استعلامات قضایی است که امکان استعلام و دریافت پاسخ را از طریق اتصال به سامانه‌های الکترونیکی دستگاه‌های اجرایی فراهم می‌نماید؛ د
- سامانه‌های قضائی: سامانه‌هایی که توسط مرکز راه اندازی شده است، از قبیل سامانه خدمات الکترونیکی قضایی و سمپ؛ ذ
- فرایندهای قضائی: مجموعه ای از اقدامات و تصمیمات مرتبط با دادرسی، اجرای احکام یا سایر امور قضایی که ایجادکننده یک خدمت به مراجعان یا اجرای تکالیف قانونی قوه قضائیه است؛ ر
- امضا الکترونیکی: عبارت از هر نوع علامت منضم شده یا به نحو الکترونیکی متصل شده به اوراق پرونده است که برای تایید مفاد سند توسط امضا کننده، مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ ز
- درگاه: محلی برای شروع و پیگیری امور قضائی. فصل اول: الکترونیکی شدن پرونده‌های قضایی ماده ۲
- با ابلاغ این دستورالعمل، تشکیل پرونده و فرایندهای قضائی، ظرف مدت ۵ سال از تاریخ تصویب این دستورالعمل، به تدریج الکترونیکی شده و جایگزینی کافی و معتبر برای شیوه جاری است. تبصره
- در صورت عدم دسترسی یا اختلال فنی در سامانه‌های قضائی، تکالیف مقرر در این ماده به صورت غیر برخط، کاغذی یا سایر روش‌هایی که مرکز فراهم می‌نماید انجام و پس از رفع موانع، سوابق مذکور به پرونده الکترونیکی الحاق میشود. ماده ۳
- فرایند الکترونیکی شدن پرونده‌های قضایی باید به نحوی انجام شود که موجب اختلال در امور نشود. مرکز موظف است ابتدای هر فصل متناسب با زیرساخت‌های فنی و امکانات مورد نیاز، تشکیل پرونده الکترونیکی بر اساس موضوع و مرجع رسیدگی‌کننده را به مراجع قضایی اعلام نماید. ماده ۴
- در صورتی که به جهت الکترونیکی نبودن برخی از مراجع قضائی، تهیه اوراق کاغذی از پرونده الکترونیکی لازم باشد فقط اوراق ضروری و مورد نیاز چاپ میشود. ماده ۵
- گزارش‌ها، مکاتبات و استعلامات موضوع ماده ۶۵۲ قانون آیین دادرسی کیفری بین مراجع قضایی با دستگاه‌های اجرایی و ضابطان دادگستری به صورت الکترونیکی و برخط در بستر شبکه ملی عدالت انجام میشود. تبصره
- در جرائم مشهود پس از انجام اقدامات اولیه توسط ضابطان، پرونده الکترونیکی متعاقب آن به مرجع قضایی ارسال میشود. ماده ۶
- اشخاص و مرتبطین پرونده مکاتبات خود با مراجع قضایی را از طریق دفاتر یا درگاه و با استفاده از سامانه‌های الکترونیکی و مخابراتی انجام می‌دهند. ماده ۷
- امضا الکترونیکی باید با رعایت تمهیدات امنیتی مطمئن که مرکز فراهم می‌نماید انجام شود. ماده ۸
- چنانچه در فرایندهای قضایی دسترسی به پرونده الکترونیکی مرجع قضایی دیگری ضرورت داشته باشد مرجع رسیدگی‌کننده با اعلام موضوع به مرجع ذی ربط، دسترسی به پرونده را درخواست می‌نماید. مرجع مذکور با رعایت طبقه بندی اسناد و اطلاعات، دسترسی به تمام یا بخشی از اوراق پرونده را برای مدت متعارف به شعبه متقاضی می‌دهد. تبصره
- ارسال پرونده جهت رسیدگی به اموری از قبیل تجدیدنظرخواهی، فرجام‌خواهی یا صدور قرار عدم صلاحیت، به صورت الکترونیکی انجام میشود. فصل دوم: هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندهای قضایی ماده ۹
- به منظور افزایش آگاهی مراجعان به قوه قضائیه از فرایندهای دادرسی، کاهش طرح دعاوی و شکایاتی که به جهت عدم رعایت تشریفات قانونی یا فقدان دلایل اثباتی به رد دعوا یا شکایت منتهی میشود؛ مرکز در سامانه‌های قضایی این امکان را فراهم می‌نماید که قبل از طرح دعوا یا شکایت راهنمایی و مشاوره هوشمند در مورد تشریفات مربوط به طرح دعوا، مرجع صالح، دلایل اثباتی، فرایندهای قانونی، رویه قضائی، میانگین زمان رسیدگی و شیوه‌های رسیدگی مراجع غیرقضائی، به اشخاص ارائه شود. ماده ۱۰
- در مواردی که درخواست متقاضی صرفاً اعلامی بوده و مستلزم اقدام قضایی نیست، مانند رد ترکه، مراتب در سامانه مربوط ثبت و اطلاعات آن بدون تشکیل پرونده قضایی نگهداری میشود. ماده ۱۱
- در فرایندهای قضایی انجام استعلام یا دریافت اطلاعات مورد نیاز به صورت خودکار خواهد بود. چنانچه به تشخیص مرجع رسیدگی‌کننده مکاتبه یا استعلام دیگری ضرورت داشته باشد این اقدام از طریق درگاه استعلامات انجام میشود. ماده ۱۲
- ارجاع پرونده پس از سابقه یابی با رعایت قواعد صلاحیت، تعداد پرونده‌های ارجاع شده یا مرتبط، فعال یا بلاتصدی بودن شعبه و سایر ملاحظات مربوط به آن واحد قضایی که توسط رئیس یا معاون ارجاع در بخش تنظیمات سامانه اعمال شده است به صورت خودکار انجام میشود. ماده ۱۳
- تعیین اوقات و نوبت رسیدگی به پروندهها با رعایت مقررات مربوط، توسط سامانه انجام میشود. ماده ۱۴
- هزینه‌های قانونی از قبیل هزینه دادرسی، حق الاجراء، حق‌الزحمه کارشناس، تمبر مالیاتی، خسارت احتمالی و سایر وجوهی که در فرایندهای قضایی دریافت یا پرداخت میشود با استفاده از سامانه‌های قضایی محاسبه و به صورت الکترونیکی و غیرحضوری واریز میشود. ماده ۱۵
- در صورت دسترسی به اطلاعات بانکی اشخاصی که وجهی به عنوان محکوم به یا سایر عناوین باید به آنان پرداخت شود، مرجع قضایی ترتیبی اتخاذ می‌نماید که انتقال وجه بدون واریز به حساب سپرده، مستقیماً به حساب ذینفع انجام شود. ماده ۱۶
- در نیابت‌های قضائی، مرجع معطی باید پیوست‌های ضروری را به صورت الکترونیکی ارسال یا امکان مشاهده پرونده را برای مرجع مجری نیابت، مجاز نماید. ماده ۱۷
- انجام مکاتبات یا دستورات در خارج از حوزه قضایی که مستلزم اقدام اجرایی از سوی مرجع مخاطب نباشد بدون نیاز به نیابت قضائی، به صورت الکترونیکی انجام میشود. ماده ۱۸
- سامانه‌های قضایی باید به نحوی ارتقاء یابد که با استفاده از فناوریهای نوین از جمله هوش مصنوعی، با تحلیل اطلاعات ثبت شده، تصمیمات سابق و با رعایت مبانی قانونی و اصول حقوقی مربوط به موضوع، توانایی تشخیص و پیشنهاد تصمیم مناسب اعم از اعدادی یا نهایی را داشته باشد. ماده ۱۹
- در اموری از قبیل صدور گواهی حصر وراثت، اجراییه چک، اجراییه‌های کارگری، دستور تخلیه، محاسبه دیه و خسارت تاخیر تادیه، تصمیمات قضایی با استفاده از فناوریهای نوین و تائید مقام قضایی صالح انجام میشود. ماده ۲۰
- در کلیه فرایندهای قضایی چنانچه انجام اقدامی از قبیل صدور ابلاغیه، مکاتبه، ارسال پیامک، ابقاء یا رفع اثر از تصمیمات یا هرگونه اقدام بعدی ضرورت داشته باشد حتی الامکان به صورت خودکار از طریق سامانه انجام میشود. ماده ۲۱
- سامانه‌های قضایی باید به نحوی ارتقاء یابد که با بررسی اطلاعات پایگاه‌های داده، امکان تشخیص ملائت یا عدم تمکن مالی اشخاص پرونده یا مرتبط که اطلاع از آن در فرایندهای قضایی ضرورت دارد به صورت برخط فراهم شود. ماده ۲۲
- در کلیه فرایندهای قضایی چنانچه به موجب قانون برای اتخاذ تصمیم یا اقدام، مهلت تعیین شده است، مانند صدور رای، ابقاء یا فک قرار تامین، آزادی محکوم علیه، انجام رفع نقص، تبادل لوایح و سایر موارد در صورت انقضاء مهلت و عدم اقدام، سامانه‌های قضایی باید به کاربر مربوط و مسئول مستقیم وی هشدار دهند. ماده ۲۳
- گواهی‌های قانونی، از قبیل گواهی طرح دعوا یا قطعیت حکم که امکان صدور آن بر اساس اطلاعات ثبت شده در سامانه‌های قضایی و بانک‌های اطلاعاتی وجود دارد به درخواست اشخاص مجاز، توسط سامانه مربوط صادر میشود. ماده ۲۴
- به منظور کاهش اشتباهات و ارتقاء هوشمندسازی فرایندهای قضائی، در صورت تغییر پیشنهاد سامانه توسط کاربر، علت آن ثبت میشود. این تغییرات توسط روسای واحدهای قضایی بررسی و پیشنهاد اصلاحی به مرکز اعلام می‌گردد. ماده ۲۵
- تشکیل جلسات تحقیق و رسیدگی الکترونیکی به ترتیب مقرر در دستورالعمل نحوه تحقیق و رسیدگی با استفاده از سامانه‌های ارتباط الکترونیکی مصوب ۱۳۹۹ انجام میشود. فصل سوم: خدمات الکترونیک قضایی ماده ۲۶
- مرکز کلیه خدمات قضایی که ارائه آن به صورت الکترونیکی یا غیرحضوری به کلیه ایرانیان داخل یا خارج از کشور امکان دارد را شناسایی و با همکاری مراجع ذیربط نسبت به راه اندازی آن اقدام می‌نماید. ماده ۲۷
- در مورد اشخاصی که به تشخیص مرکز دارای دانش و توانائی حقوقی کافی باشند و همچنین در اموری که به لحاظ سادگی امکان استفاده از آن برای عموم مردم وجود دارد، خدمات قضایی از طریق خودکاربری یا به صورت غیرحضوری ارائه میشود. ماده ۲۸
- مرکز می‌تواند در راستای ارتقاء و توسعه الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده‌های قضایی از ظرفیت دفاتر خدمات استفاده نماید. ماده ۲۹
- مرکز موظف است به منظور فراهم سازی امکان ارائه حداکثری خدمات مرتبط با پذیرش و تشکیل پروندهها در بستر سکوهای (پلتفرم‌های) بخش خصوصی، ضوابط فعالیت و نظارت بر سکوهای بخش خصوصی ارائه دهنده خدمات قضایی و مجوز لازم به آنها را تعیین نماید. فصل چهارم: مقررات عمومی ماده ۳۰
- مرکز به منظور اجرای این دستورالعمل نسبت به فراهم نمودن امکانات و انجام امور زیر اقدام می‌نماید: الف
- قابلیت پویش و رقومی سازی اوراق کاغذی و الحاق آن به پرونده الکترونیکی با کنترل وضوح و شفافیت اوراق رقومی سازی شده؛ ب
- امکان نگهداری و استفاده از فایل‌های صوتی یا تصویری و سایر ادله الکترونیکی ارائه شده به عنوان ضمائم و مستندات پرونده؛ پ
- تامین تجهیزات مورد نیاز از قبیل پویشگر، میکروفن، پد امضا و اثر انگشت یا سایر تجهیزات زیست سنجی؛ ت
- ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به ورود هر یک از کاربران به پرونده الکترونیکی، تغییرات در پرونده با درج زمان و کاربر تغییردهنده و شناسایی تخلفات احتمالی و دسترسی غیرمجاز به اطلاعات؛ ث
- امکان سابقه یابی خودکار جهت شناسایی پرونده‌های مرتبط و ادغام پروندهها برای رسیدگی توامان؛ ج
- فراهم نمودن تمهیدات امنیتی برای امضای الکترونیکی مطمئن، احراز هویت و احراز اصالت؛ چ
- قابلیت مرتب نمودن اوراق و نمایش اطلاعات بر اساس تاریخ یا موضوع جهت سهولت دسترسی و مطالعه برای اشخاص مجاز؛ ح
- امکان مطالعه و دریافت الکترونیکی تمام یا بخشی از اوراق پرونده برای اشخاص مجاز؛ خ
- امکان استفاده از سامانه‌های قضایی به صورت غیر برخط و تهیه نسخه قابل حمل از پرونده با رعایت ساز و کار امنیتی؛ د
- امکان اطلاع رسانی و مشاهده خلاصه پرونده برای اشخاص مجاز؛ ذ
- ساده سازی کاربری سامانه‌های قضایی و ارائه امکانات لازم از جمله دستیار هوشمند قضایی و نرم افزار تبدیل گفتار به متن؛ ر
- فراهم سازی امکان درج اطلاعات و موضوعات لازم الاجرای دادنامه‌ها از قبیل میزان محکومیت‌ها و مجازات‌ها و مبلغ محکوم به در قالب جدول ساخت یافته و ماشین خوان در دادنامه‌ها؛ ز
- ایجاد امکان ثبت زمان، مکان، نوع، شیوه و ابزار وقوع جرم و علل ایجاد دعاوی؛ ژ
- فراهم نمودن امکان نظارت الکترونیکی بر فرایندهای قضایی و اعلام خطاها و اقدامات خلاف مقررات به کاربر؛ س
- شناسایی و تبدیل فرایندهای قضایی با قابلیت اجراء به شکل الکترونیکی و هوشمند؛ ش
- هماهنگی با مراجع ذیربط در رفع مشکلات اجرایی این دستورالعمل و تدوین شیوه‌نامه‌های اجرایی مورد نیاز؛ ص
- ارجاع به کارشناس بر اساس رتبه بندی و شاخص‌هایی نظیر صحت، دقت و امتیاز قاضی به نظرات کارشناسی، رعایت مهلت تعیین شده، ارائه گزارش در قالب کاربرگ استاندارد، تعداد ارجاعات قضایی و غیرقضایی و میزان تخلفات انتظامی توسط سامانه و بدون مداخله عامل انسانی؛ ض
- ایجاد سازکار ارتباط موثر بین سامانه ابلاغ الکترونیک قضایی با سامانه‌های مراجع حاکمیتی و سکوهای بخش خصوصی به منظور گسترش تنوع دسترسی مردم به ابلاغیه‌های قضایی با رعایت ملاحظات امنیتی و حفظ حریم خصوصی؛ ط
- فراهم نمودن امکان سپردن تامین و ضمانت الکترونیکی از قبیل کفالت و تودیع وثیقه با توسعه استفاده از اطلاعات مربوط به اموال و اعتبار اشخاص متقاضی و ایجاد ظرفیت ارزیابی و توقیف وثایق به صورت برخط و غیرحضوری؛ ظ
- فراهم سازی امکان صدور برگ جلب سیار همراه با نیابت سراسری و استعلام برخط و انعکاس نتیجه به مراجع قضایی صادرکننده جلب؛ ع
- ارتقای سامانه ثبت نام الکترونیکی (ثنا) با ثبت شماره تلفن همراه متعلق به شخص؛ غ
- فراهم نمودن امکان اشتراک گذاری دانش و تجربیات قضات؛ ف
- انجام سایر امور لازم برای اجرای این دستورالعمل. ماده ۳۱
- معاونت راهبردی قوه قضاییه متناسب با توسعه دادرسی الکترونیکی نسبت به ایجاد پست‌های مورد نیاز در مرکز و مراجع قضایی اقدام و معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی قوه قضاییه نیز شرح وظایف کارکنان را، متناسب با این دستورالعمل اصلاح می‌نماید. ماده ۳۲
- معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی و دانشگاه علوم قضایی و خدمات اداری قوه قضائیه حسب مورد نسبت به برنامه‌ریزی و برگزاری دوره‌های آموزشی و واحدهای درسی مرتبط با این دستورالعمل اقدام می‌نمایند. ماده ۳۳
- معاونت مالی، پشتیبانی و امور عمرانی قوه قضائیه اعتبارات لازم را برای اجرای این دستورالعمل تامین و تخصیص می‌نماید. ماده ۳۴
- رئیس مرکز مسئول ارائه گزارش مستمر از میزان پیشرفت و همکاری مراجع ذی ربط به رئیس قوه قضاییه می‌باشد. این دستورالعمل در ۳۴ ماده و ۳ تبصره در تاریخ ۱۴۰۳/۰۳/۲۷ به تصویب رئیس قوه قضائیه رسید و از تاریخ ابلاغ لازم الاجرا است. رئیس قوه قضائیه - غلامحسین محسنی اژیه