بخشنامه درباره هماهنگی و تسریع مکاتبات با دفتر رئیس جمهور
بسمه تعالی به: کلیه وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، موسسات و شرکت‌های دولتی و استانداران سراسر کشور سلام علیکم به منظور ایجاد هماهنگی، اتخاذ رویه یکسان، کاهش مکاتبات غیر ضرور و موازی، تسریع در بررسی مکاتبات و تنظیم روابط اداری مناسب، مقتضی است دستور فرمایید ترتیبی اتخاذ گردد تا در مکاتبات با دفتر رئیس جمهور نکات ذیل رعایت شود: ۱
- از ارسال مکاتبات و ارجاعات درون سازمانی به عنوان پاسخ پی نوشت‌های ریاست محترم جمهوری و مکاتبات دفتر رئیس جمهور خودداری و صرفاً پاسخ و نتیجه نهایی اقدامات اعلام شود. ۲
- پاسخ پی نوشت‌های ریاست جمهوری باید با امضای بالاترین مقام آن دستگاه باشد. ۳
- پاسخ پی نوشت‌های ریاست محترم جمهوری و مکاتبات این دفتر در موارد عادی، فوری، خیلی فوری به ترتیب حداکثر ظرف مدت ۱۰، ۷ و ۳ روز اداری اعلام گردد. بدیهی است در خصوص موارد آنی باید بلادرنگ پاسخ لازم ارایه گردد. ۴
- در مکاتبات با توجه به اهمیت موضوعات عنوان شده رعایت سلسله مراتب اداری لازم و ضروریست. ۵
- در مکاتبات و گزارش‌های که حاوی چندین صفحه و ضمیمه می‌باشد ضروری است چکیده ای از آن نیز ارسال گردد. ۶
- از ارسال پاسخ نامه‌های مردمی به صورت جمعی (لیست) خودداری گردد. مقتضی است در اینگونه موارد برای هر یک از افراد بایستی نامه ای جداگانه تهیه شود. ۷
- در پاسخ نامه‌هایی که مربوط به افراد حقیقی می‌باشد ضروری است ضمن انعکاس پاسخ نهایی به این دفتر مراتب در موارد عادی و غیر طبقه بندی طی رونوشتی به ذی‌نفع منعکس گردد. ۸
- مکاتبات حاوی یک موضوع و مضمون خاص صرفاً برای یکی از مقامات یا مدیران محترم نهاد ارسال شود و از ارسال آن برای سایر مقامات و مدیران خودداری گردد. ۹
- ترتیبی اتخاذ گردد تا پی نوشت‌ها و دستورات ریاست محترم جمهوری و نامه‌های این دفتر حسب موضوع در اسرع وقت اقدام و نتایج اقدامات به این دفتر اعلام گردد. در صورت عدم امکان آن دلایل و مستندات لازم ارایه شود. لازم به ذکر است در صورت عدم رعایت هر یک از موارد فوق ضمن عودت آن مکاتبات، مراتب در ارزیابی عملکرد دستگاه ذی ربط منعکس و طی گزارشی به استحضار ریاست محترم جمهوری خواهد رسید. اسفندیار رحیم مشایی