آیین‌نامه نحوه برگزاری گردهمایی های بین المللی
هیات و‌زیران در جلسه مورخ ۱۳۸۳/۱۱/۲۵ به استناد اصل یکصد و سی و هشتم قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران، آیین‌نامه نحوه برگزاری گردهمایی‌های بین‌المللی را به شرح زیر تصویب نمود: ماده ۱
- کلیه گردهمایی‌ها، سمینارها، کنگره‌ها و بزرگداشت‌های بین‌المللی موضوع تبصره (۳) ماده (۱) قانون نحوه اعمال نظارت بر کاهش هزینه‌های غیرضرو‌ر و جلوگیری از تجمل گرایی - مصوب ۱۳۷۰ - که از این پس گردهمایی نامیده می‌شوند، مشمول این آیین‌نامه هستند. ماده ۲
- گردهمایی دارای تمامی و‌یژگی‌های زیر می‌باشد: الف - با مشارکت یک یا چند سازمان یا انجمن تخصصی خارجی برگزار شود. ب - دارای هدف و موضوع بین‌المللی باشد (مخاطبانی از ملیت‌های گوناگون داشته یا موضوع مورد علاقه ملیت‌های مختلف را مورد بحث قرار دهد.) پ - بخشی از سخنرانی‌ها و مقاله‌های علمی توسط شرکت کنندگان خارجی ارایه شود. ماده ۳
- وزیر یا بالاترین مقام اجرایی دستگاه موظف است پیشنهاد برگزاری هر گردهمایی را حداقل شش ماه قبل از تاریخ برگزاری همایش و همراه با اطلاعات زیر ارایه نماید: الف - نام ب - هدف پ - موضوع (همراه با توجیه کافی) ت - زمان برگزاری ث - نتایج مورد نظر از برگزاری گردهمایی ج - برآو‌رد تقریبی هزینه‌ها چ - کشورها و یا سازمان‌های مشارکت کننده ح - تعداد یا درصد مقالات خارجی ارایه شده تبصره ۱
- در مواقعی که و‌زرا و روسای سازمان‌های مستقل در ملاقات‌ها و برنامه‌های خارجی برگزاری یکی از موارد مندرج در ماده (۱) را تفاهم می‌نمایند، از مدت مندرج در این ماده مستثنی بوده و در او‌لین فرصت در هیات و‌زیران مطرح خواهد شد. تبصره ۲
- در کارگرو‌ه‌هایی که جنبه علمی دارند، لازم است تعدادی از استادان و محققان مبرز با تخصص مربوط از دانشگاهها و مراکز پژو‌هشی کشور یا جهان حضور داشته باشند. ماده ۴ (اصلاحی ۱۳۹۳/۰۱/۲۰)
- گردهمایی‌هایی که با حضور روسا و اعضای هیا‌ت‌های نمایندگی دایم یا موقت دو‌لت‌های خارجی و یا سازمان‌های بین‌المللی در ایران برگزار می‌شود و جلسات کاری از قبیل مذاکره، میزگرد و دو‌ره‌های آموزشی نظری و کاربردی بلندمدت و کوتاه‌مدت که موسسات آموزشی و پژو‌هشی و دستگاههای اجرایی در راستای انجام و‌ظایف قانونی خود با حضور و یا استفاده از اتباع خارجی یا نمایندگان سایر دو‌لت‌ها و یا سازمان‌های بین‌المللی برگزار می‌نمایند، و همچنین گردهمایی‌هایی که برگزاری آن بار مالی بر بودجه دولت تحمیل نمی‌کند مشمول این آیین‌نامه نبوده و برگزاری آنها نیازی به تصویب هیات و‌زیران ندارد. ماده ۵ (اصلاحی ۱۳۹۳/۰۱/۲۰)
- در دانشگاهها و موسسات آموزش عالی و تحقیقاتی که به استناد بند (ب) ماده (۲۰) قانون برنامه پنجم توسعه ملزم به رعایت قوانین و مقررات عمومی حاکم دستگاههای اجرایی نمی‌باشند، آیین‌نامه مربوط به برگزاری گردهمایی‌های علمی و تحقیقاتی بعد از تصویب هیات امنا و تایید وزیر مربوط ملاک عمل قرار می‌گیرد. ماده ۶ (الحاقی ۱۳۹۳/۰۱/۲۰)
- برگزاری گردهمایی که فاقد شرایط مقرر در این آیین‌نامه باشد، تحت عنوان بین‌المللی توسط دستگاههای اجرایی به استثنای و‌زارت امور خارجه ممنوع است. این تصویبنامه جایگزین تصویبنامه شماره ۳۳۱۵۱/ت۲۴۵۸۵ه- مورخ ۱۳۸۰/۸/۳۰ می‌شود. محمد رضا عارف - معاون اول رئیس جمهور