ماده ۶۳ آیین‌نامه اجرایی سازمان زندان‌ها و اقدامات تامینی و تربیتی کشور مصوب ۱۴۰۰/۰۲/۲۸
هر موسسه با ثبت و به‌روز رسانی اطلاعات لازم در «سامانه جامع اطلاعات زندانیان» برای هر زندانی یا مددجو سه پرونده اصلی تحت عناوین «پرونده وضعیت»، «پرونده رفتاری» و «پرونده نظارتی» تهیه می‌نماید. «پرونده وضعیت» مشتمل بر بخش‌های فرعی و تخصصی زیر است که در بخش «پذیرش و تشخیص» تشکیل و متعاقباً تکمیل میگردد: الف - «پرونده اجرای احکام» با مسئولیت واحد امور قضایی موسسه؛ ب - «پرونده شخصیت» با مسئولیت واحد بهداشت و درمان؛ پ - «پرونده سلامت» با مسئولیت واحد بهداشت و درمان؛ ت - «پرونده مددکاری اجتماعی» شامل بخش‌های مالی، خانوادگی، اجتماعی، آموزشی، شغلی و مهارتی، با مسئولیت واحد اصلاح و تربیت؛ تبصره - پرونده‌های فوق باید در مرحله پذیرش و تشخیص به صورت الکترونیکی توسط کارشناسان ذی‌صلاح واحد ذی‌ربط تشکیل گردد و تا زمانی که زیرساخت فنی مناسب، برای سامانه الکترونیکی پرونده‌های مذکور فراهم نشده باشد، الزاماً باید پرونده‌ها به صورت کاغذی تهیه و نگهداری شود. در هر حال پرونده اجرای احکام به دو صورت الکترونیکی و کاغذی تهیه میگردد؛