ماده ۱۳ شیوه نامه دسترسی آزاد به اسناد و مکاتبات اداری
از بین بردن یا مخدوش کردن اسناد اداری که دارای تاریخ، شماره و امضا (اعم از الکترونیک یا غیرالکترونیک) یا مهر یا هر دو هستند بدون داشتن اجازه یا الزام قانونی صریح از جمله بدون رعایت آیین‌نامه تشخیص اوراق زاید و ترتیب امحای آنها مصوب ۱۳۵۱/۰۱/۲۰ و بخشنامه نحوه امحای اسناد الکترونیک مصوب ۱۳۸۹ ممنوع است. موسسات مشمول قانون ملزم هستند تا کلیه اسناد و مکاتبات اداری را به گونه‌ای ثبت و نگهداری کنند که در حداقل زمان ممکن که نباید بیشتر از ۱۰ روز کاری باشد امکان جستجو، بازیابی، مشاهده و دستیابی به آنها فراهم شود.