اساسنامه ارکان کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی مرکزی
ارکان کانون عبارتند از: ۱ - مجمع عالی ۲ - ھیئت مدیره ۳ - حسابرس
مجمع عالی کانون متشکل از ۳ عضو میباشد: ۱ - رئیس مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه به عنوان رئیس مجمع عالی ۲ - مدیرکل خدمات الکترونیک قضائی مرکز به عنوان دبیر جلسه ۳ - رئیس ھیئت مدیره کانون.
جلسات مجمع عالی سالی دو بار در تیر ماه جھت تصویب ترازنامه و صورتھای مالی کانون و در بھمن ماه جھت اخذ گزارش عملکرد کانون و دفاتر نمایندگی و تصویب بودجه سال آتی کانون تشکیل می‌شود. تبصره ۱: جلسات مزبور با دعوت دبیر مجمع تشکیل می‌شود. تبصره ۲: جلسات فوق‌العاده بنا به درخواست ھر یک از اعضا و تصویب رئیس مجمع تشکیل می‌شود.
اختیارات مجمع عالی به شرح ذیل است: ۱ - استماع گزارش عملکرد کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی، ارائه شده توسط مدیرکل دفاتر خدمات قضائی. ۲ - استماع گزارش سالانه ھیئت مدیره و بازرس قانونی کانونھای استانی و بازرس دفاتر نمایندگی. ۳ - بررسی و تصویب ترازنامه و صورتھای مالی کانون. ۴ - بررسی و اتخاذ تصمیم نسبت به خط مشی و برنامه‌ریزی برای فعالیتھای آتی کانون. ۵ - بررسی و تصویب بودجه پیشنھادی ھیئت مدیره و تصمیم در خصوص ذخیره ھا و سپرده ھای مالی. ۶ - تصویب حق حضور در جلسات ھیئت مدیره و حقوق اعضاء تمام وقت ھیئت مدیره کانون. ۷ - تصویب تشکیل کانون استان ھا ۸ - بررسی موضوع انحلال کانون و کانون ھای استانی و پیشنھاد به ریاست محترم قوه قضائیه
کانون ھای استانی از حیث امور اداری و مالی و تشکیلاتی تحت نظارت و مدیریت کانون مرکز می‌باشند.
ھیئت مدیره کانون کانون به وسیله ھیئت مدیره ای مرکب از ھفت نفر به شرح ذیل اداره می‌شود: ۱ - دو نفر از مدیران دفاتر از بین مدیران پیشنھادی اعضای کانون و تصویب رئیس مرکز با تأیید رئیس قوه قضائیه ۲ - دو نفر از قضات با حداقل ده سال سابقه قضائی به پیشنھاد شورا و تصویب رئیس مرکز با تأیید رئیس قوه قضائیه ۳ - مدیر یا نماینده تام الاختیار اداره کل خدمات الکترونیک قضایی ۴ - یک نفر نماینده مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه ۵ - مدیرعامل کانون تبصره ۱: دوره تصدی اعضای ھیئت مدیره ۳ سال و انتخاب مجدد آنھا بلامانع است. تبصره ۲: تا قبل از تشکیل کانون ھای استانی، اعضای بند ۱ از میان مدیران دفاتر با تأیید رئیس مرکز انتخاب می‌شود.
اعضای ھیئت مدیره در اولین جلسه با رأی مخفی یک نفر را با اکثریت آرا به عنوان مدیرعامل و از میان افراد مذکور در بند یک ماده دوازده، یک نفر را به عنوان رئیس ھیئت مدیره و یک نفر را به عنوان خزانه دار انتخاب خواھند کرد جلسات ھیئت مدیره با حضور اکثریت اعضاء تشکیل و تصمیمات ھیئت مدیره با رای اکثریت اعضای ھیئت مدیره معتبر است. مدیرعامل کانون، نماینده قانونی کانون در اجرای مصوبات ھیات مدیره است و مکاتبات کانون با امضای وی و در امور مالی به ھمراه امضای خزانه دار معتبر خواھد بود. تبصره ۱ - مدیرعامل کانون باید به صورت تمام وقت در کانون حضور داشته و در صورتی که مدیر دفتر خدمات قضایی باشد برای اداره دفتر خود کفیل معرفی کند تبصره ۲ - در صورتی که ھر یک از اعضای ھیئت مدیره به ھر دلیل اعم از فوت، غیبت، محجوریت، استعفا و غیره در جلسات ھیئت مدیره به مدت ۳ ماه شرکت ننماید رئیس مرکز فرد جانشین را معرفی خواھد نمود.
وظایف ھیئت مدیره: ۱ - نظارت بر حسن اجرای امور کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی. ۲ - تدوین و تنظیم گزارش عملکرد کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی و پیشرفت کاری و اقدامات مرتبط و ارسال آن به اداره کل. ۳ - پیشنھاد تشکیل کانون استان ھا ۴ - سیاست گذاری در امر آموزش و اجرای آن پس از تصویب اداره کل. ۵ - بررسی پیشنھادھای واصل مربوط به تعیین و تغییر تعرفه ھای مربوط به خدمات الکترونیک قضائی و حق عضویت سالانه و درصدی از درآمدھای دفاتر و ارسال نتایج آن به اداره کل جھت تصویب ۶ - بازرسی ھای دوره ای و موردی و جمع بندی نتایج بازرسی ھا و ارسال آن به اداره کل جھت اتخاذ تصمیمات لازم. ۷ - تھیه و تنظیم گزارش مالی و ترازنامه سالیانه جھت ارائه به مجمع عالی ۸ - تصویب پیشنھادات تشکیلاتی واصله از کانون ھای استانی ۹ - بررسی و پیگیری شکایات واصله و تخلفات کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی و گزارش آن به اداره کل و ھیأت تخلفات بدوی ۱۰ - پیشنھاد و ارائه راھکارھای رویه ھای مشترک (وحدت رویه) بر مبنای چھارچوبھای قانونی به اداره کل. ۱۱ - تدوین و تنظیم بودجه سالیانه و پیشنھاد آن جھت تصویب به مجمع عالی. ۱۲ - ارائه طرحھای فرھنگی، رفاھی و بیمه برای مدیران دفاتر و ابلاغ آن در صورت تصویب مجمع عالی ۱۳ - رسیدگی و تصویب معاملات و نصاب آن طبق آئین‌نامه مالی و معاملاتی کانونھا. ۱۴ - اتخاذ تصمیم راجع به اقامه، تعقیب و دفاع از ھرگونه دعوی و یا انصراف از آن در کلیه مراجع قانونی در راستای وظایف کانون. ۱۵ - تعیین حسابرس قانونی. ۱۶ - تشکیل ھیأت بدوی رسیدگی به تخلفات و شکایات بر اساس ضوابط. ۱۷ - تدوین و تصویب دستورالعملھای داخلی مورد نیاز کانون و یا تغییرات و یا اصلاح آنھا ۱۸ (الحاقی ۱۳۹۷/۰۸/۲۳)- کمک مالی به طرح‌هایی که مستقیماً موجبات توسعه کمی و کیفی خدمات الکترونیک قضایی را فراهم نماید. تبصره ۱: اعضاء ھیئت مدیره و اعضای خانواده و بستگان درجه یک ایشان حق ندارند شخصاً در معاملاتی که با کانون و یا ھر یک از واحدھای زیرمجموعه کانون صورت می‌گیرد به طور مستقیم و غیرمستقیم شرکت نموده و یا سھیم شوند. تبصره ۲: جلسات ھیئت مدیره به طور منظم و با تعیین دستور جلسه تشکیل و مطالب مورد بررسی که به تصویب برسد طی صورتجلسه ای مکتوب ثبت و نگھداری خواھد شد.
وظایف و اختیارات مدیرعامل: ۱ - نمایندگی قانونی کانون در اجرای مصوبات ھیئت مدیره ۲ - اعمال مدیریت صحیح بر کلیه امور کانونھا و دفاتر نمایندگی استان ھا و حفاظت از اموال و دارائی ھای آن ۳ - تھیه و تنظیم برنامه و بودجه کانونھا و تراز مالی و گزارشات مربوطه و ارائه آن به ھیئت مدیره ۴ - تھیه و تنظیم ھرگونه مقررات و دستورالعملھای لازم برای پیشبرد اھداف و امور کانونھا و تسلیم به ھیئت مدیره جھت تصویب ۵ - تقسیم کار بین کارکنان و ایجاد ھماھنگی بین واحدھای تابعه و عزل و نصب کارکنان بر اساس مقررات مربوطه ۶ - اتخاذ تصمیم انضباطی در مورد کارکنان کانون بر اساس مقررات و دستورالعملھای مصوب ھیئت مدیره ۷ - نمایندگی قانونی کانون در اجرای تصمیمات ھیأت مدیره در کلیه مراجع ۸ - امضاء کلیه مکاتبات اداری و ھمچنین امضاء کلیه اسناد و اوراق مالی و تعھدآور مشترکا با خزانه دار کانون ۹ - تعیین یک نماینده رسمی برای عضویت در ھیأت بدوی رسیدگی به تخلفات و شکایات
وظایف خزانه دار: ۱ - نظارت بر حسن اجرای کلیه فعالیتھای مالی کانون ۲ - ارائه گزارش عملکرد فصلی امور مالی کانون به ھیئت مدیره ۳ - کمک در تھیه و تنظیم بودجه سالانه و ھمچنین تراز مالی فصلی و یا سالیانه ۴ - ھمکاری با حسابرس کانون ۵ - امضاء کلیه اسناد و اوراق مالی مشترکاً با مدیرعامل کانون.
حسابرس قانونی: ھیئت مدیره کانون یک شخص (اعم از حقیقی یا حقوقی) را با جلب موافقت اداره کل به عنوان حسابرس قانونی برای مدت یکسال انتخاب می‌نماید و تجدید انتخاب وی برای دوره ھای بعدی بلامانع است.
حسابرس موظف است کلیه گزارشات مالی و تراز مالی کانون را که در اختیار وی قرار می‌گیرد مورد بررسی قرار داده و به صورت مکتوب در تطابق و یا عدم تطابق آنھا با اصول حسابداری و حسابرسی و ھمچنین در چھارچوب مقررات و دستورالعملھای مصوب و یا وظایف ھیئت مدیره اظھارنظر و گزارش نماید. تبصره ۱: رئیس کانون و سایر اعضاء ھیئت مدیره و کلیه کارکنان موظف ھستند ھر نوع اسناد، مدارک و اطلاعات مورد نیاز حسابرسی را در اختیار وی قرار دھند. تبصره ۲: حسابرسی و مطالعه اسناد و مدارک باید به نحوی انجام گیرد که به امور جاری لطمه ای وارد نشود.