بخشنامه درباره تغییر الکترونیکی مکاتبات اداری
نظر به وظایف قانونی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران در تعیین تکلیف اسنادی که به انحای مختلف در دستگاههای دولتی تولید و یا نگهداری می‌شوند و از آنجا که یکی از بخش‌های مهم تحقق دولت الکترونیک، تغییر روش ایجاد، نگهداری و گردش مکاتبات اداری از شیوه سنتی به شکل الکترونیک است لذا به منظور صیانت از اسناد ملی لازم است کلیه دستگاهها نسبت به رعایت موارد زیر با هماهنگی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران اقدام نمایند: ۱
- شمول کلیه قوانین و مقررات مربوط به اسناد ملی به اسناد الکترونیک. ۲
- مشاوره و استفاده از نظرات کارشناسی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران در به کارگیری از نرم افزار اتوماسیون اداری و چگونگی تهیه نسخ ثانوی و بایگانی اسناد الکترونیک. ۳
- تعیین تکلیف سوابق اداری الکترونیک (امحاء و یا انتقال به آرشیو ملی) با راهنمایی کارشناسان سازمان مذکور و دریافت مجوزهای قانونی. کلیه دستگاهها مکلفند نسبت به تعیین تکلیف اسناد راکد موجود در بایگانی‌های خود اقدام نموده و در صورت نیاز ضمن تهیه نسخه دیجیتال از اسناد، اصل آن را به سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران تحویل نمایند. محمدرضا رحیمی - معاون اول رئیس جمهور