آیین‌نامه اجرایی قانون الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه
هیات وزیران در جلسه ۱۳۹۷/۱۱/۷ به پیشنهاد شماره ۴۶۹۲۳۲۴ /۳۷۶ /۷۳۲ مورخ ۱۳۹۶/۶/۲۵ وزارت امور خارجه (با همکاری سایر دستگاه‌های ذی ربط) و به استناد تبصره (۳) ماده واحده قانون الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه - مصوب ۱۳۹۱ - با اصلاحات بعدی، آیین‌نامه اجرایی قانون یاد شده را به شرح زیر تصویب کرد: فصل اول
- کلیات ماده ۱
- در این آیین‌نامه، اصطلاحات زیر در معانی مشروح مربوط به کار می‌روند: الف
- کنوانسیون: کنوانسیون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه مصوب ۱۹۶۱ میلادی برابر با ۱۳۴۰ هجری شمسی. ب
- قانون: قانون الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون. پ
- وزارت: وزارت امور خارجه. ت
- دستگاه‌های ذی ربط: کلیه موسسات عمومی بند (د) ماده (۱) قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات - مصوب ۱۳۸۸ - و موسسات خصوصی حرفه ای عهده دار ماموریت عمومی از قبیل دفتر اسناد رسمی، کانون سردفتران و دفتریاران، کانون کارشناسان رسمی دادگستری، کانون وکلای دادگستری، سازمان نظام پزشکی جمهوری اسلامی ایران، سازمان نظام پرستاری جمهوری اسلامی ایران، سازمان نظام روانشناسی و مشاوره جمهوری اسلامی ایران و سازمان‌های نظام مهندسی که صلاحیت صدور و پذیرش اسناد مشمول این آیین‌نامه را در جمهوری اسلامی ایران دارا هستند. ث
- برگ نمونه تاییدیه: برگ منقوش به نشان (آرم) یا عنوان رسمی کشور تنظیم کننده سند که به امضا و مهر مرجع صلاحیت دار آن کشور رسیده و به اسناد مشمول این آیین‌نامه الصاق می‌شود و موید صحت صدور و اصالت آن سند است. ج
- شماره رهگیری: شماره الکترونیکی که از سوی وزارت صادر و بر روی هر برگ نمونه تاییدیه درج می‌شود و برای استعلام و اعلام صحت تاییدیه صادر شده به کار می‌رود. چ
- نظام تایید اسناد پیش از اجرای این آیین‌نامه: رویه‌های مبتنی بر قوانین و مقررات که تا پیش از اجرای این آیین‌نامه برای تایید، تصدیق و تسجیل اسناد توسط نمایندگی‌های سیاسی یا کنسولی یا دفاتر حفاظت منافع جمهوری اسلامی ایران یا وزارت وجود داشته یا دارد. ماده ۲
- اسناد مشمول این آیین‌نامه شامل اسناد موضوع ماده (۱) کنوانسیون و اسناد رسمی موضوع ماده (۱۲۸۷) قانون مدنی - مصوب ۱۳۱۴ - به شرح زیر است: الف
- اسناد صادر شده از سوی مرجع رسمی یا مقام منصوب مراجع قضایی یا غیرقضایی که به حکم قانون تشکیل شده‌اند. ب
- اسناد اداری و گواهی‌های صادر شده از سوی مراجع عمومی مانند اسناد هویتی و گواهی‌های صادر شده از سوی سازمان ثبت احوال کشور، مدارک تحصیلی و آموزشی، مدارک شغلی، گواهینامه‌های صادر شده از سوی دستگاه‌های ذی ربط، اسناد مسافرتی، مدارک و گواهی‌های پزشکی، گواهی‌های پزشکی قانونی، گواهی‌های بانکی، پروانه‌های کسب و پیشه و فعالیت‌های شغلی، گواهی‌های معتبر صادر شده از سوی شرکت‌ها و بنگاه‌های ثبت شده تابعه یا وابسته به موسسات عمومی و گواهی‌های صادر شده از سوی شهرداری‌ها. پ
- اسناد و گواهی‌های تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی و دفاتر رسمی ازدواج و طلاق و همچنین مدارک و گواهی‌های صادر شده از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مانند اسناد مالکیت و آگهی‌های رسمی. ت
- گواهینامه‌های رسمی پیوست اسنادی که اشخاص به اعتبار سمت شخصی خود امضا کرده‌اند، نظیر گواهینامه‌های رسمی که به ثبت و ضبط سند یا واقعه ای پرداخته‌اند که در تاریخ معینی وجود داشته است و همچنین تصدیق امضا در دفاتر اسناد رسمی. تبصره
- کنوانسیون در موارد زیر اعمال نمی‌شود: الف - اسنادی که توسط نمایندگی‌های سیاسی یا کنسولی تنظیم شده‌اند. ب - اسناد اداری که ارتباط مستقیم با عملیات تجاری یا گمرکی دارند. فصل دوم
- تایید و پذیرش اسناد بیگانه در کشور ماده ۳
- در اجرای ماده (۲) کنوانسیون، در مورد اسنادی که دارای برگ نمونه تاییدیه مطابق مقررات کنوانسیون هستند، کلیه دستگاه‌های ذی ربط ضمن مطابقت امضا، مهر و سمت شخص امضاکننده ذیل برگ نمونه تاییدیه با تارنمای مرجع صدور آن و با رعایت قوانین و مقررات داخلی نسبت به شناسایی و ترتیب اثر دادن به اسناد صادر شده از کشورهای عضو کنوانسیون اقدام می‌کنند. تبصره ۱
- اسناد صادر شده از سوی اعضایی از کنوانسیون که توسط دولت جمهوری اسلامی ایران مورد شناسایی قرار نگرفته‌اند یا اسنادی که اجرای آنها در کشور مطابق قوانین و مقررات جاری، مغایر اخلاق حسنه یا نظم عمومی یا منافع و امنیت ملی یا قوانین داخلی است، ترتیب اثر داده نخواهد شد. تبصره ۲
- وزارت موظف است فهرست آن دسته از اعضای کنوانسیون را که با دولت جمهوری اسلامی ایران طرف هستند و نیز فهرست آن دسته از اعضایی را که به الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون معترضند، به موقع از طریق تارنمای مربوط به دستگاه‌های ذی ربط و متقاضیان اطلاع رسانی کند. مقررات این آیین‌نامه متقابلاً در مورد آنها اعمال نمی‌شود. تبصره ۳
- وزارت در صورت لزوم یا بنا به تقاضای کتبی دستگاه‌های ذی ربط، هرگونه موارد نارسا و مشکوک را بررسی و راستی آزمایی می‌کند. ماده ۴
- کلیه نمایندگی‌های سیاسی و کنسولی و دفاتر حفاظت منافع جمهوری اسلامی ایران در کشورهای عضو کنوانسیون که به الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون معترض هستند یا دولت جمهوری اسلامی ایران به الحاق آنها معترض است، از تاریخ لازم الاجرا شدن کنوانسیون نسبت به جمهوری اسلامی ایران از تایید اسناد مشمول کنوانسیون، صادر شده در کشور پذیرنده (متوقف فیه) و کشورهایی که در آن دارای اعتبار (آکردیته) هستند، خودداری خواهند کرد و این گونه اسناد نیازی به تایید ندارند. ماده ۵
- در مورد اسناد صادر شده در کشورهای غیرعضو کنوانسیون و نیز اعضایی از کنوانسیون که به الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون معترض هستند یا دولت جمهوری اسلامی ایران به الحاق آنها معترض است، مطابق نظام تایید اسناد پیش از اجرای این آیین‌نامه عمل خواهد شد. فصل سوم
- تایید اسناد داخلی ماده ۶
- در اجرای ماده (۶) کنوانسیون، وزارت به عنوان مرجع صلاحیت دار صدور برگ نمونه تاییدیه در کشور تعیین می‌شود. ماده ۷
- اسنادی که مغایر نظم عمومی یا اخلاق حسنه یا منافع و امنیت ملی یا قوانین داخلی باشند و نیز اسناد طبقه بندی شده، غیرقابل تایید هستند. دستورالعمل مربوط ظرف سه ماه از تاریخ لازم الاجرا شدن این آیین‌نامه توسط وزارت با هماهنگی وزارتخانه‌های اطلاعات، کشور و دادگستری ابلاغ می‌شود. ماده ۸
- در اجرای قانون، دستگاه‌های ذی ربط موظفند امضا، مهر و سمت حداکثر چهار نفر از متصدیان مربوط در تهران و دو نفر در هر استان را که اصالت اسناد صادر شده در مجموعه آن دستگاه را اعلام خواهند نمود، توسط بالاترین مقام دستگاه به وزارت معرفی کنند. بالاترین مقام دستگاه موظف است هرگونه تغییر در متصدیان و مهر سازمانی مربوط را بلافاصله به وزارت منعکس کند. تبصره ۱
- در راستای تحقق و ارتقای دولت الکترونیک، دستگاه‌های ذی ربط موظفند با استفاده از سامانه‌های الکترونیکی، امکان دسترسی، بررسی و راستی آزمایی برخط اصالت اسناد صادر شده در آن دستگاه را برای وزارت فراهم کنند. تبصره ۲
- آن دسته از اسنادی که امکان احراز اصالت آنها از طریق سامانه‌های الکترونیکی برای وزارت فراهم می‌شود، برای اطلاع متقاضیان در تارنمای مربوط اعلام می‌شود. ماده ۹
- متصدیان اعلام اصالت سند در دستگاه‌های ذی ربط موظفند ظرف یک روز کاری، ضمن احراز اصالت اسناد از طریق امضا و مهر اسناد، مراتب را تایید و مشخصات آنها را ثبت و ضبط کنند. ماده ۱۰
- سمت افراد معرفی شده برای اعلام اصالت اسناد در دستگاه‌های ذی ربط، از طریق تارنمای وزارت به اطلاع عموم خواهد رسید. ماده ۱۱
- وزارت ظرف دو روز کاری پس از بررسی و اطمینان از اصالت سند صادر شده و سایر شرایط مندرج در این آیین‌نامه، نسبت به صدور برگ نمونه تاییدیه بر اساس ماده (۳) کنوانسیون و این آیین‌نامه اقدام می‌کند. چنانچه بررسی و راستی آزمایی نیازمند زمان بیشتری باشد یا در صورت بروز هرگونه مشکل در این فرایند، مراتب باید ظرف همان روز به متقاضی اعلام شود. وزارت موظف است در این قبیل موارد ظرف یک هفته اعلام نظر کند و دستگاه‌های ذی ربط نیز مکلفند ظرف سه روز کاری، نفیاً یا اثباتاً اعلام نظر کنند. ماده ۱۲
- شکل برگ نمونه تاییدیه مطابق نمونه پیوست کنوانسیون بوده و به زبان فارسی و ترجیحاً زبان کشوری که سند به آنجا ارایه خواهد شد تنظیم می‌شود؛ مشروط به اینکه زبان مورد نظر یکی از زبان‌های انگلیسی، فرانسوی، چینی، اسپانیولی، آلمانی، روسی، ترکی استانبولی یا عربی باشد. در غیر این صورت، انگلیسی خواهد بود. تبصره موارد زیر در خارج از چهارچوب (کادر) برگ نمونه تاییدیه درج می‌شود: الف - برگ نمونه تاییدیه صرفاً صحت امضا، مهر و سمت شخص امضاکننده سند را بدون توجه به مندرجات متن گواهی می‌نماید. ب - وزارت به عنوان مرجع صلاحیت دار صدور برگ نمونه تاییدیه در جمهوری اسلامی ایران، مطابقت تصویر مصدق سند پیوست برگ نمونه تاییدیه را با اصل آن اعلام می‌نماید. پ - برگ نمونه تاییدیه متضمن هیچ گونه اثر حقوقی در جمهوری اسلامی ایران نمی‌باشد. ماده ۱۳
- برگ نمونه تاییدیه به درخواست متقاضی به اصل یا تصویر مصدق سند مربوط یا ترجمه رسمی منضم به اصل یا تصویر مصدق سند الصاق می‌شود. تبصره ۱
- ترجمه سند توسط مترجم رسمی قوه قضاییه صورت می‌گیرد، مگر در مورد اسناد طبقه بندی شده که ترجمه یا تایید ترجمه توسط وزارت انجام می‌گیرد. تبصره ۲
- تصدیق تصویر سند و ترجمه آن توسط مترجم رسمی قوه قضاییه یا هر مرجع ذی صلاح قانونی دیگر صورت می‌گیرد. ماده ۱۴
- به منظور امکان ثبت و صدور برگ نمونه تاییدیه به صورت الکترونیکی، وزارت موظف است تارنمایی که قابلیت استعلام و اعلام صحت صدور و اصالت برگ نمونه تاییدیه صادر شده را از طریق شماره رهگیری به صورت برخط داشته باشد، ظرف (۹) ماه از تاریخ لازم الاجرا شدن این آیین‌نامه راه اندازی و نشانی آن را در ذیل برگ نمونه تاییدیه درج کند. تا راه اندازی تارنمای مربوط، مراتب طبق ساز و کارهای سابق انجام می‌گیرد. فصل چهارم
- سایر مقررات ماده ۱۵
- در مورد اسنادی که مشمول کنوانسیون نیستند، مطابق نظام تایید اسناد پیش از اجرای این آیین‌نامه عمل خواهد شد. ماده ۱۶
- متقاضیانی که اسناد تقدیمی آنان به دلایل مندرج در تبصره (۱) ماده (۳) یا ماده (۷) مورد تایید قرار نگیرد، می‌توانند اعتراض خود را جهت تجدیدنظر به وزارت تقدیم کنند. در صورتی که وزارت تصمیم اتخاذ شده را تایید کند، معترض می‌تواند مطابق قوانین و مقررات مربوط حسب مورد به مراجع صلاحیت دار قضایی مراجعه کند. تبصره
- وزارت موظف است ظرف یک هفته کاری با دعوت از نماینده دستگاه یا دستگاه‌های ذی ربط به این قبیل اعتراض‌ها رسیدگی و پاسخ لازم را اعلام کند. ماده ۱۷
- وزارت در اجرای ماده (۶) کنوانسیون، مرجع مسئول و صلاحیت دار صدور برگ نمونه تاییدیه را به امین کنوانسیون معرفی می‌کند و هرگونه تغییر در مرجع تعیین شده را به آن اطلاع می‌دهد. ماده ۱۸
- تعرفه صدور هر برگ نمونه تاییدیه برای هر سند، مطابق آیین‌نامه تعیین تعرفه خدمات کنسولی موضوع تصویب‌نامه شماره ۵۸۱۱۷ /ت۵۲۴۲۲ه- مورخ ۱۳۹۵/۵/۱۷ و اصلاحات بعدی آن تعیین خواهد شد. معاون اول رئیس جمهور - اسحاق جهانگیری